Blog

Toewijzen van resources in Microsoft Project: Units, Peak, Work en Duration

Jelmer Wagenaarby Jelmer Wagenaar| In Blog - NL|

Microsoft Project is een planningstool waarmee naast het plannen op tijd ook resources toegewezen kunnen worden aan activiteiten. In deze blog gaan wij kort in op hoe Microsoft Project omgaat met de begrippen Units (eenheden) en Peak (piek) en hoe verschillende resourcevelden worden berekend.

Units, Peak, Work en Duration

De planningstool Microsoft Project (MSP) kan naast het plannen van een project in tijd, ook gebruikt worden om je resources (middelen) te kunnen beheersen.

Je resources beheren begint simpel, heb je een activiteit van twee dagen met twee personen eraan gekoppeld, dan heb je een hoeveelheid werk van 4 mandagen. Het wordt complexer wanneer je te maken hebt met veel activiteiten, die ook nog eens in de tijd verschuiven tijdens je project. En wat gebeurt er met de hoeveelheid werk als een doorlooptijd wijzigt van een activiteit? Wil je dat de hoeveelheid werk dan ook toeneemt, of is alleen de activiteit vertraagd?

MSP rekent de waardes uit van enkele resource-parameters op basis van de volgende formule:

Work = Duration x Peak x 8h/d

In onderstaande tabel zijn de parameters weergegeven, als ook de beschrijving van Microsoft Project en de eenheid zoals hij meestal is ingesteld [1].

In de formule is de 8 h/d om ervoor te zorgen dat werk in uren wordt uitgedrukt, de waarde 8 kan worden gewijzigd in de opties.

Let op dat we gebruik maken van Peak (piek) in deze formule en niet van Units (Eenheden). De reden hiervoor kan duidelijk gemaakt worden aan de hand van een concreet voorbeeld.

Instellingen Primaned’s Best Practices

Microsoft Project (MSP) kan op veel verschillende manieren gebruikt worden. In deze blog gaan wij uit van onze Primaned aanpak gebaseerd op Best Practices. Zo plannen we met de optie Fixed Duration (vaste duur) aan, dit zorgt ervoor dat de ingevoerde doorlooptijd van activiteiten niet wordt gewijzigd door MSP bij wijzigingen aan bijvoorbeeld de hoeveelheid werk. Verder gaan we ervanuit dat 1 werkdag gelijk is aan 8 arbeidsuren. Als laatste gaan we er voor het gemak van uit dat resources bij een activiteit standaard per dag evenveel werken, dus bijvoorbeeld 4 uur per dag, 5 dagen lang.

Verder gebruiken we Engels als weergave taal. Hiervoor zijn meerdere redenen. De belangrijkste reden is dat het zoeken op internet naar hulp een stuk makkelijker is in het Engels. We zullen zoveel mogelijk ook de Nederlandse termen noemen, wel zo makkelijk mocht jouw software in het Nederlands zijn [2].

Fig. 1: We gebruiken de Task Usage view en zetten het type van de taak op “Fixed Duration”.

Verschil Units en Peak

MSP werkt met twee velden die erg op elkaar lijken, namelijk Peak en (Assignment) Units. Het verschil is dat Units het aantal toewijzingen van een resource aangeeft, en dat wanneer een resource minder gaat werken per dag (bijvoorbeeld 6 uur van de beschikbare 8 uur), MSP het veld Units op 1 houdt. Het veld Peak is het veld wat wel wordt geupdate en daadwerkelijk het aantal eenheden van een resource op een taak weergeeft (75% wanneer er 6 uur van 8 uur wordt gewerkt). Wanneer Units voor een eerste keer wordt ingevoerd, dan wordt er aangenomen dat een resource voor 100% werkt aan de taak. Laten we een concreet voorbeeld doorwerken:

We hebben een taak van 5 dagen, waar nog geen resource aan is toegevoegd:

We wijzen 2 eenheden toe (Assignment Units naar 2), MSP rekent Work en Peak voor ons uit:

We wijzigen de hoeveelheid werk, van 80 uur naar 40 uur, we zien dat enkel het veld Peak wijzigt, Assignment Units blijft gelijk:

Wanneer we wel zelf de assignment units wijzigen, dan wordt het Werk (Work) en de Piek (Peak) waarde weer aangepast:

Conclusies

Hoewel MSP bij het toewijzen van resources vooral werkt met Units als veld, is het veld Peak een belangrijkere, en correctere, indicator van de hoeveelheid toegewezen eenheden. Primaned raadt dan ook aan om vooral te werken met Peak. In een volgende blog zullen wij ingaan op een Best Practice View en methode voor het toewijzen van resources. Belangrijker is dat personen die verantwoordelijk zijn voor de planning in een organisatie, de theorie achter de berekeningen binnen MSP kennen om zo vertekeningen en fouten te voorkomen.

Wat reclame voor onze opleidingen:

De Primaned Academy leidt planners op, ook in Microsoft Project. Onze training is geen computercursus, maar een opleiding in het goed gebruik van de software volgens Schedule Best Practices. Geïnteresseerd? Kijk op www.primanedacademy.com voor meer informatie. Zo bieden we de opleiding zowel in het Nederlands als in het Engels aan, met een zeer gebruiksvriendelijk en uitgebreid handboek, natuurlijk door ons zelf ontwikkeld.

Enkele opmerkingen en referenties:

[1] Het kan zijn dat bij sommige projecten de eenheid het beste anders kan worden ingesteld, denk aan bijvoorbeeld zeer korte projecten waarbij de duur in minuten of uren wordt weergegeven.

[2] Microsoft Project is onderdeel van het Office pakket. Dit betekent vaak dat taalinstellingen in het hele pakket moeten worden gewijzigd. Waarom wij Engels aanraden voor MSP? Naast het makkelijk Googlen, is onze ervaring dat de vertalingen het gebruik van de software niet eenvoudiger maken. Total Slack is vertaald door Totale Toegestane Vertraging, terwijl Free Slack vertaald is door Toegestane Vertraging per Taak. Daarnaast zijn vertalingen soms zelfs foutief (Gelijk Einde bij een Finish-to-Finish relatie). Tot slot: Project Controls is een internationaal vakgebied, sterk in ontwikkeling. Werknemers bij bedrijven in Nederland zijn steeds meer internationaal. We kunnen maar beter wennen aan het Engelse jargon in dit vakgebied, hoe jammer dat ook is voor de Nederlandse taal…

[3] Definities van de verschillende velden kunnen op de website van Microsoft worden gevonden, bijvoorbeeld voor Peak: https://support.office.com/en-us/article/peak-units-fields-7d3b73fa-ed5b-4245-9c2a-9dbcade63b7d

Met dank aan Wesley van der Burg en Bas de Winkel